Um dos momentos mais importantes para entender o andamento de um determinado projeto em uma agência de publicidade, está no feedback do cliente. Muitos profissionais aguardam ansiosamente pelo retorno sobre um material e isso pode acabar frustrando o seu time. Afinal, tudo deve ser cronometrado para que os prazos sejam cumpridos.

Atualmente, agências de todos os cantos compartilham uma opinião em comum: é preciso otimizar o rastreio de alterações. É por isso que o software de aprovação tem se destacado no mercado e se mostrado como solução para muitas agências de publicidade.

Você já deve ter passado por isso: clientes que demoram a responder, reuniões intermináveis e a pressão constante de fazer o melhor trabalho possível em prazos apertados. Quem nunca ouviu a frase: “vou dar uma olhada e já te retorno” e se viu esperando dias por uma resposta?

Recentemente, a Filestage realizou uma pesquisa com mais de 250 profissionais de marketing e publicidade para entender suas experiências com feedbacks e aprovações. Os resultados nos fazem questionar como conseguimos sobreviver tanto tempo sem um bom software de aprovação.

Ok… sabemos que essa plataforma pode entregar mais autonomia e agilidade para o seu time. Mas, como de fato ela pode impactar na rotina da sua agência? É isso que vamos discutir no blog de hoje. Então, se você está de olho em ferramentas para auxiliar no desenvolvimento dos seus jobs, chegou o momento de conferir todos os detalhes sobre a melhor delas!

Tenha maior controle sobre a gestão de feedbacks e comece a cumprir prazos com maior eficiência

Uma das maiores perdas de tempo em agências de publicidade e marketing é a busca constante por feedback. Com o uso de e-mails como principal ferramenta de comunicação e até mesmo mensagens no WhatsApp, o processo de revisão criativa pode se tornar um pesadelo logístico. Mas, ao adotar uma ferramenta específica para revisão e aprovação, como a Thumbz, você pode agilizar o processo de envio e otimizar o trabalho de todos os envolvidos no projeto.

Para se ter uma ideia, cerca de 80% dos gerentes de contas entrevistados na pesquisa Filestage, recebem feedbacks atrasados dos clientes. Outro ponto muito importante de se destacar e que também é algo recorrente entre as agências é que 64% dos entrevistados afirmam utilizar capturas de tela para fornecer feedback visual.

Além disso, 36% relatam que se perdem com frequência em meio aos e-mails referentes a feedbacks de clientes, tendo dificuldades para localizar a versão final do projeto. E aí? Se identifica com alguma dessas estatísticas?

Esses números mostram a ineficiência do sistema tradicional de feedback e a necessidade de uma solução mais prática. Ou seja, um software de aprovação com recursos que auxiliem as equipes a estarem sempre alinhadas em relação à revisão e feedbacks de materiais.

Como, de fato, o software de aprovação ajuda na rotina desses profissionais?

Feedback direto no conteúdo é um dos principais pontos. As ferramentas auxiliam a reduzir a confusão na coleta e discussão de feedbacks diretamente no arquivo, seja ele imagem ou texto.

Além disso, através de recursos como a automatização de lembretes, é possível definir prazos para os revisores e enviar lembretes automáticos, garantindo que os prazos sejam cumpridos. Da mesma forma, a comparação de versões é igualmente fundamental para manter todas as versões do conteúdo organizadas em uma única plataforma, facilitando a comparação e o controle de alterações.

Com um software de alterações você pode dedicar menos tempo em reuniões e mais tempo sendo criativo

Não podemos negar, as reuniões são um mal necessário em muitas agências. Em média, executivos passam cerca de 23 horas por semana em reuniões, e mesmo que esse número seja menor para criativos, o sentimento é o mesmo: as reuniões podem ser exaustivas e improdutivas. Afinal, devemos lidar com a falta de recursos para estruturar um fluxo de alterações otimizado.

Problemas comuns com feedback em reuniões:

• Feedback confuso: muitas vezes, os clientes enviam comentários conflitantes ou mal explicados, o que pode gerar mais perguntas do que respostas.
• Falta de consolidação: os feedbacks chegam de várias fontes, e é responsabilidade da agência unir as peças e resolver os conflitos.
• Reuniões de esclarecimento: 71% dos gerentes de projeto precisam organizar reuniões apenas para esclarecer feedbacks confusos.

E como um software de alteração pode auxiliar nesse quesito? Podemos demonstrar com as funcionalidades da Thumbz:

• Feedback centralizado: os comentários são feitos diretamente no arquivo, eliminando a necessidade de longas discussões para esclarecer dúvidas.
• Transparência: todos os envolvidos podem ver os comentários e sugestões em tempo real, evitando mal-entendido.
• Histórico de comentários: a plataforma mantém um registro de todas as versões e feedbacks, facilitando o acompanhamento e a resolução de conflitos.

Otimize seu trabalho e diga adeus as horas extras para cumprir demandas e prazos e apertados

Horas extras são uma realidade comum em muitas agências, mas isso não precisa ser assim. Isso porque, ao aumentar a produtividade e melhorar a comunicação, sua agência pode reduzir o tempo gasto em tarefas manuais e retrabalho, liberando mais tempo para a criatividade.

Atualmente, cerca de 73% dos funcionários de agências trabalham mais do que suas horas contratadas. Esse é um cenário assustadoramente comum, levando em consideração que os principais motivos se prendem ao cumprimento de prazos apertados. Desse modo, torna-se fundamental investir em soluções para otimização a automação de tarefas.

Além disso, 90% dos gerentes de projeto acreditam que poderiam produzir um trabalho melhor se não precisassem gastar tanto tempo gerenciando feedback. Tudo se encaixa para que uma revolução seja feita nas agências, e o futuro já está posto a mesa: softwares de alteração para gerenciar e rastrear feedbacks.

Somente assim será possível cumprir com prazos sem que o seu time tenha que ultrapassar limites para isso. Uma ferramenta completa para garantir melhor organização, melhor comunicação e, por fim, melhor gestão do tempo.

Alguns pontos que podem estar desperdiçando o tempo do seu time:

• Criar apresentações de slides para mostrar o trabalho ao cliente;
• Reenviar conteúdo porque o link de transferência expirou;
• Acompanhar feedbacks e aprovações em planilhas manuais.

Como o software de aprovação da Thumbz pode te ajudar?

• Automatização de tarefas: centralize o feedback, as aprovações e as revisões em um único lugar, eliminando a necessidade de planilhas e apresentações extras.
• Comunicação eficiente: com a plataforma, você reduz o retrabalho causado por mal-entendidos, garantindo que todos estejam alinhados desde o início.
• Melhor uso do tempo: com menos horas gastas em tarefas administrativas, sobra mais tempo para focar na qualidade do trabalho criativo.

Devo investir em um software de alteração na minha agência?

Gerenciar feedback em agências de marketing e publicidade sempre foi um desafio e sem a tecnologia certa ao seu lado, continuará sendo. Mas agora, você já sabe como isso pode mudar. A Thumbz oferece uma solução eficiente para simplificar o processo de aprovação, economizar tempo e melhorar a qualidade do trabalho final.

Um investimento é algo estratégico, mesmo com tantas vantagens é fundamental tomar decisões assertivas e baseadas em dados. Mas, melhor do que isso, é tomar decisões baseada na sua experiência. Por isso, hoje você pode testar a Thumbz gratuitamente! Experimente agora mesmo com a sua equipe e veja como o nosso software de aprovação pode transformar seu fluxo de trabalho, solicite um teste gratuito aqui!