Qual processo de organização você costuma adotar na sua agência? Talvez você já utilize algumas ferramentas ou técnicas que viu em posts nas redes sociais, sem nem imaginar que, por trás delas, existe uma metodologia estruturada, capaz de transformar (e muito!) a rotina da sua agência de marketing.
Pensando nisso, reunimos os especialistas aqui da Thumbz para revelar os segredos por trás das principais metodologias de organização do mercado. O objetivo? Ajudar você a encontrar a que mais se encaixa no seu dia a dia!
Kanban, Agile, Waterfall, Scrum… As opções são muitas, e cada uma atende a diferentes objetivos e necessidades. Mas, afinal, qual delas faz mais sentido para a sua realidade?
Vamos descobrir juntos?
Siga com a leitura e confira todos os detalhes!
Organização, sistemas e métodos: a parte que você talvez não saiba sobre os processos que aplica
Para quem está começando, organizar fluxos de trabalho pode parecer uma ideia distante — o famoso “enquanto estiver dando certo, tudo bem”. Mas é importante entender que metodologias de administração eficiente foram criadas por uma razão fundamental. Afinal, quando você estiver recebendo mais demandas, talvez as coisas não continuem dando tão certo. Por isso, é necessário estar preparado.
Organização, Sistemas e Métodos (ou OSM, para os mais íntimos) são a regra geral da administração. Em suma, trata-se de práticas que — quando somadas — possibilitam o aperfeiçoamento contínuo do funcionamento das organizações.
Mas o que somar? O que, de fato, são esses processos?
Basicamente, falamos aqui sobre padronização, melhoria no controle e monitoramento, além de soluções para déficits organizacionais. Na prática, tudo isso faz parte de um esforço conjunto dentro das empresas para otimizar a gestão e, assim, alcançar os melhores resultados possíveis no cenário em que sua empresa está inserida.
E isso não é algo novo. Soluções administrativas da OSM vêm sendo implementadas e aprimoradas desde a década de 1970. Em essência, organização diz respeito à coordenação de pessoas e recursos em busca de objetivos comuns; sistemas referem-se às estruturas compostas por elementos interligados que precisam estar em equilíbrio para gerar resultados; e métodos são os conjuntos de ações pré-definidas que possibilitam a execução das tarefas de forma lógica e eficiente.
Qual método você aplica na sua rotina? Kanban? Scrum? Ou outro?
O nosso foco, hoje, é nesse último. Como vimos, o OSM vem sendo aprimorado há décadas e, nesse período, diversas metodologias de organização surgiram e mostraram resultados satisfatórios, tornando-se verdadeiros mantras para gestores das mais diferentes áreas. É o caso de métodos como Kanban, Agile, Waterfall e Scrum.
Provavelmente, hoje, você aplica alguns desses conceitos sem ao menos perceber. Mas, como falamos anteriormente, o potencial de cada uma dessas práticas pode ser ainda maior. Por isso, separamos alguns métodos de organização que podem ser o que falta para a sua empresa decolar.
O que é Kanban?
Começando pelo que talvez seja o mais famoso entre os métodos de organização visual e gestão de tarefas: o Kanban. Originado no Japão e amplamente adotado pela Toyota na década de 1940 como uma forma de melhorar processos produtivos, o Kanban evoluiu e hoje é amplamente utilizado em ambientes corporativos, especialmente em equipes de tecnologia, desenvolvimento de software e marketing.
A palavra Kanban significa literalmente “cartão” ou “sinal visual”. E é justamente isso que define sua essência: um sistema visual de gestão de tarefas que permite acompanhar o fluxo de trabalho em tempo real. O método geralmente é representado por colunas em um quadro (físico ou digital), que simbolizam os estágios de um processo — como “A fazer”, “Em andamento” e “Concluído”. As tarefas são representadas por cartões que se movem entre essas colunas conforme o trabalho avança.
Entre os principais benefícios do Kanban estão:
- Visualização clara do progresso das tarefas;
- Identificação rápida de gargalos;
- Flexibilidade para adaptar prioridades;
- Transparência entre equipes;
- Melhoria contínua, através da observação do fluxo de trabalho.
Além disso, o Kanban pode ser facilmente integrado a outras metodologias, funcionando como uma camada de visualização que reforça o controle e a eficiência dos processos.
Manifesto Agile e o feedback constante
O termo Agile (ou Agilidade) refere-se a um conjunto de princípios voltados à entrega rápida e contínua de valor, com foco na colaboração entre equipes e na adaptação a mudanças. O Manifesto Ágil, publicado em 2001, estabeleceu as bases para esse movimento, que revolucionou a forma de desenvolver produtos — especialmente softwares.
Diferente de metodologias mais rígidas, o Agile preza pela entrega incremental e feedback constante, permitindo ajustes rápidos ao longo do processo. Dentro do universo Agile, o Kanban é uma das ferramentas mais populares, justamente por sua simplicidade e capacidade de tornar o fluxo de trabalho mais eficiente e transparente.
Enquanto o Agile é um guarda-chuva de princípios, o Kanban é uma de suas possíveis implementações práticas. Ou seja, se o Agile define “o que” deve ser priorizado (colaboração, adaptação, entrega contínua), o Kanban mostra “como” aplicar esses princípios no dia a dia.
Waterfall: cada etapa tem a sua vez
Waterfall (ou “cascata”) é uma metodologia tradicional de gestão de projetos, muito usada antes da popularização dos métodos ágeis. Nesse modelo, o processo é dividido em fases sequenciais: análise, planejamento, execução, testes e entrega. Cada etapa precisa ser concluída antes que a próxima se inicie, como em uma cascata que flui de cima para baixo.
Embora o Waterfall seja eficaz em projetos com escopo bem definido e poucas mudanças previstas, ele é menos flexível. Qualquer alteração de escopo pode gerar retrabalho, já que o progresso não é iterativo.
Comparado ao Kanban, o Waterfall não permite o mesmo nível de adaptação durante o processo. Enquanto o Kanban favorece ciclos curtos e contínuos com visibilidade em tempo real, o Waterfall segue um caminho fixo e linear. Por isso, muitos times migraram para o Kanban e outras metodologias ágeis, buscando mais dinamismo e eficiência.
O que é Scrum?
O Scrum é outra metodologia ágil bastante difundida, que foca em entregas curtas e regulares, chamadas de sprints. Ele organiza o trabalho em ciclos, geralmente de duas a quatro semanas, nos quais um conjunto de tarefas é definido, executado e entregue.
O Scrum também tem papéis bem definidos, como Product Owner, Scrum Master e Time de Desenvolvimento, e conta com cerimônias específicas, como Daily Meetings e Retrospectivas, para garantir alinhamento e melhoria contínua.
Ao compararmos com o Kanban, a principal diferença está na estrutura: o Scrum é mais prescritivo, com regras, papéis e rituais bem definidos. Já o Kanban é mais flexível, podendo ser adotado por equipes que preferem fluidez no fluxo de trabalho sem tantas cerimônias. Ambos, no entanto, compartilham os princípios ágeis e podem até ser combinados, dando origem a abordagens híbridas conhecidas como Scrumban.
Você precisa aplicar alguma dessas?
Seja Kanban, Agile ou Waterfall, contar com um sistema de organização é essencial para padronizar processos. Com ele, fica mais fácil visualizar todas as etapas do seu fluxo de trabalho, identificar gargalos e corrigi-los, aumentando a sua capacidade de cumprir prazos, por exemplo.
Pegando como referência a rotina de grandes agências de marketing — em que cada profissional precisa executar bem sua função para que o resultado coletivo seja positivo —, metodologias como o Kanban tornam-se indispensáveis. Afinal, estamos falando de um processo complexo, que envolve planejamento, execução e monitoramento. Gerenciar tudo isso pode ser desafiador, tanto com equipes grandes quanto com times menores.
Isso porque cada cenário exige cuidados específicos. Em grandes equipes, o desafio está em coordenar os membros e tornar as diretrizes mais claras e acessíveis. Já em times reduzidos, é fundamental otimizar o tempo e evitar a sobrecarga de tarefas, fator que impacta diretamente a eficiência e a qualidade do trabalho.
Independentemente de qual lado da balança você esteja, adotar uma metodologia de organização e gerenciamento pode ser a chave para uma rotina mais produtiva.
Esperamos que você tenha gostado do conteúdo! Se quiser conhecer mais métodos para organizar fluxos de trabalho, otimizar processos de revisão e aprovação de conteúdo e potencializar o seu dia a dia, não deixe de conferir os outros artigos da Thumbz. E aproveita para nos seguir nas redes sociais e ficar por dentro de todas as novidades em primeira mão!