Na comunicação, uma simples vírgula pode mudar completamente o sentido de uma frase. Quando partimos para o âmbito profissional, especialmente para quem é novo no mercado, um detalhe pequeno como um erro de digitação pode ter um impacto maior do que se imagina.

Independentemente da sua área de atuação, seja como redator, escritor criativo ou técnico, uma revisão cuidadosa é crucial para assegurar que seu conteúdo esteja impecável. Somente dessa forma, é possível destacar os seus serviços e conquistar cada vez mais clientes.

Entretanto, sabemos que a organização de revisões, aprovações e envios de materiais para os seus clientes pode ser um desafio. Afinal, até mesmo grandes agências lidam com esse tipo de problema em seu dia a dia. Mas, existe uma forma de tornar esse processo mais otimizado e eficiente na sua rotina de atendimento. 

Revisar documentos é uma etapa indispensável do seu trabalho. Por isso, preparamos algumas dicas que pode ajudar a estabelecer ainda mais precisão nos seus processos de revisão, alteração e aprovação de clientes. Confira!

Por que revisar documentos é tão importante?

A revisão de documentos vai muito além de uma simples leitura rápida. Ela é um processo meticuloso que exige atenção aos detalhes e um olhar crítico. No ambiente corporativo, a reputação de uma marca pode ser seriamente afetada por textos mal escritos ou mal revisados, o que torna esse processo essencial para garantir a qualidade do conteúdo.

Da mesma forma, quando pensamos no trabalho desenvolvido em agências de publicidade, erros ortográficos são detalhes que não podem passar despercebidos. Mas, qual o motivo para tanto cuidado com esses tipos de materiais?

Principais motivos para revisar seus documentos

Como mencionamos anteriormente, erros de digitação ou gramaticais podem mudar completamente o sentido de uma frase. Então, para evitar mal-entendido e garantir que a sua mensagem seja lida com clareza, é fundamental estabelecer uma etapa para revisar documentos. 

Além disso, materiais com textos bem revisados reforçam a imagem profissional de uma empresa. Desse modo, revisar documentos torna-se um passo fundamental para estabelecer uma imagem séria e de domínio no mercado.

Por fim, mas não menos importante, manter a coerência e consistência entre estilos de escrita, seja em peças publicitárias ou documentos, é essencial para garantir uma identidade única para a marca, além de assegurar que a linguagem seja fluida em textos extensos, por exemplo.

Erros que você precisa evitar ao revisar documentos

Como vimos até aqui, a revisão de documentos exige atenção a vários tipos de erros, desde os mais simples, como erros de digitação, até os mais complexos, que envolvem a estrutura gramatical e a coerência do texto. Mas com tantos obstáculos ao tentar passar a sua mensagem, é muito comum se perder em meio a tantas regras.

Pensando nisso, separamos alguns pontos de extrema importância que você precisa observar ao revisar documentos. Confira!

Erros de digitação e ortografia

Embora a verificação ortográfica automática seja uma aliada, ela não substitui uma leitura cuidadosa. Muitas palavras digitadas incorretamente podem passar despercebidas, especialmente se estiverem próximas do correto.

Como evitar erros ortográficos?

• Leia o texto com atenção: faça uma leitura lenta, prestando atenção em cada palavra;
• Verifique homófonos: palavras que soam iguais, mas têm significados diferentes, são armadilhas comuns;
• Use ferramentas de apoio: corretor ortográfico e dicionários online são ótimos aliados;
• Revise múltiplas vezes: revisões adicionais podem ajudar a capturar erros que passaram despercebidos na primeira leitura.

Outro ponto importante é realizar revisões de documentos com ajuda de terceiros, afinal, outras pessoas podem perceber erros que para você não se destacam no texto. Mas, para isso, é fundamental estabelecer um processo de organização e, até mesmo, contar com o apoio de softwares de revisão colaborativa. Assim, todas as alterações ficam concentradas em apenas um lugar e você tem o registro em tempo real de quem alterou o quê.

Erros de pontuação e gramática

A gramática e a pontuação corretas são essenciais para a clareza do texto. Erros nesses aspectos podem causar confusão ou mesmo mudar o significado do que está sendo comunicado.

Dicas para evitar erros gramaticais e de pontuação

• Concordância verbal: verifique se o verbo concorda com o sujeito em suas sentenças;
• Uso apropriado de vírgulas: evite a “comma splice“, onde uma vírgula é usada inadequadamente para conectar duas orações independentes;
• Consistência com substantivos coletivos: use termos como “equipe” e “grupo” de forma consistente em singular ou plural.

Inconsistências de estilo e formatação

Manter um estilo consistente ao longo de um documento é vital para a sua legibilidade e profissionalismo. Isso inclui a forma como os títulos são formatados, o uso de contrações, e a apresentação de números.

Mantendo a consistência na formatação ao revisar documentos

• Aderência ao guia de estilo: siga as diretrizes de estilo da empresa ou da publicação para manter a uniformidade;
• Consistência na formatação: certifique-se de que títulos, subtítulos e outros elementos sigam o mesmo padrão;
• Uso de contrações e números: decida como usar contrações e números e aplique essa decisão consistentemente.

Todos esses detalhes podem fazer a diferença na entrega de um material ou na publicação de um documento que represente a sua empresa. Por isso, atenção aos detalhes e aplique tudo aquilo que faça sentido para a sua rotina de revisão de documentos.

6 etapas para revisar documentos de maneira eficiente

Agora que você já sabe sobre a importância e as melhores práticas, chegou o momento de entender como otimizar esse processo. Revisar documentos de forma eficaz não significa apenas ler o texto de cima a baixo. É necessário seguir um processo que garanta a identificação e correção de todos os erros.

Por isso, é fundamental implementar um processo bem estabelecido para garantir que todas as demandas por revisão sejam atendidas. Separamos algumas dicas para criar o seu próprio guia de revisão de documentos.

1. Leitura inicial rápida

Faça uma leitura rápida do documento para ter uma visão geral do conteúdo e identificar problemas evidentes. Lembre-se que, se você desenvolveu o conteúdo, pode não identificar alguns erros durante a revisão, por isso, quando possível, sempre solicite a ajuda de terceiros.

Para simplificar o processo que demande múltiplos revisores, é essencial contar com ferramentas que auxiliem na organização das alterações de um documento. Atualmente, é possível encontrar plataformas de alteração com recursos exclusivos para esse tipo de processo.

2. Pausas entre revisões

Evite revisar o documento de uma só vez. Pausas ajudam a manter a mente fresca e a percepção aguçada. Desse modo, estabeleça um cronograma que respeite pausas durante o processo, assim, você assegura maior qualidade no desenvolvimento das etapas que listamos anteriormente.

3. Leitura em voz alta

Ler o texto em voz alta é uma das melhores dicas para revisar documentos. Afinal, esse processo pode revelar erros que passam despercebidos em uma leitura silenciosa, além de ajudar a avaliar o fluxo e a clareza do texto. Esse é o momento para entender se o seu texto está coeso e se possui sentenças que possam dificultar a leitura.

4. Impressão do documento

Imprimir o documento e revisá-lo fisicamente pode facilitar a identificação de erros, pois a mudança de formato ajuda a ver o texto de uma perspectiva diferente.

5. Uso de checklists

Crie uma lista de verificação com os pontos-chave que devem ser revisados, como gramática, pontuação e formatação. Isso garante que nada seja esquecido. Não esqueça de inserir no seu checklist as dicas que revelamos neste artigo!

6. Ferramentas digitais para revisão

Como já mencionamos anteriormente, atualmente existem softwares que auxiliam o revisor a se organizar com alterações e sugestões. Isso se torna ainda mais essencial quando pensamos em revisões colaborativas, com a presença de múltiplos revisores. 

Por isso, use softwares de marcação de PDF, para revisar documentos digitalmente. Essas ferramentas permitem comentários e anotações diretamente no texto, facilitando a comunicação entre os responsáveis.

Dica bônus: continue acompanhando nossos conteúdos! Aqui no blog da Thumbz publicamos diversas dicas para otimizar o trabalho de alteração, revisão e gestão de feedbacks, tudo para tornar esses processos ainda mais simplificados, ágeis e eficientes. Não esqueça também de nos acompanhar pelas redes sociais, assim você fica por dentro de todas as novidades em primeira mão!