Seu texto foi e voltou, foi mais uma vez e logo retornou com mais ajustes; e você sabe que, mais cedo ou mais tarde, ele vai voltar com novas alterações. Mas por que isso acontece?
É muito comum ficarmos frustrados com tantos ajustes. Afinal, é algo em que você dedicou tempo e aplicou técnicas — seja um post, um artigo, uma arte ou qualquer tipo de material — e haverá situações em que, ao final de múltiplas revisões, o conteúdo estará totalmente diferente do original. Grande parte disso acontece por falhas de comunicação, o grande vilão das agências de marketing (e até mesmo para quem é freela).
As múltiplas revisões não são o problema em si, mas sim o motivo pelo qual elas acontecem. É isso que vamos analisar hoje. E, claro, também vamos compartilhar dicas valiosas para você evitar as idas e vindas do seu conteúdo, sempre com mais e mais alterações. Vamos deixar isso no passado, juntos!
O principal remédio para reduzir o número de revisões é a comunicação
Infelizmente, não existem fórmulas mágicas ou passos infalíveis que reduzam, da noite para o dia, a quantidade de alterações no seu conteúdo. No entanto, se pudéssemos nos aproximar de uma “solução definitiva”, a comunicação seria certamente o pilar principal.
Alinhar os pontos entre quem produz e quem aprova é essencial. Afinal, muitas das alterações solicitadas têm como causa a falta de fidelidade à ideia original do projeto. Ler pensamentos seria uma habilidade valiosa para lidar com muitos processos por aí, mas, infelizmente, também é uma habilidade impossível.
A melhor maneira de garantir que seus materiais passem por poucas — ou nenhuma — alteração é compreender bem o que foi solicitado, abrir espaço para que as demandas sejam expressas de forma clara e, claro, alinhar expectativas desde o início.
Além disso, é fundamental que a comunicação não sofra interferências: você precisa de um canal centralizado e confiável, que evite a perda de informações entre e-mails e mensagens, e que assegure que todos os envolvidos no projeto tenham suporte sempre que necessário.
Mas como colocar tudo isso em prática? Essa talvez seja a grande dúvida da década para as agências de marketing. É possível que você já tenha imaginado alguma solução enquanto lia este texto, então vamos ver se elas se conectam com as dicas que nossos especialistas reuniram a seguir.
5 dicas para organizar processos que passam por múltiplas revisões
Gerenciar processos criativos que envolvem diversas etapas de revisão pode se tornar um verdadeiro desafio, especialmente quando há diferentes expectativas, prioridades e níveis de envolvimento entre as partes. Porém, com a estrutura certa, é possível transformar um fluxo instável em um sistema produtivo e previsível. Aqui vão cinco práticas fundamentais para organizar esse tipo de processo.
1. Mapeie e documente cada etapa do processo
Antes de buscar melhorias, é essencial entender como o processo acontece hoje. Quais são as etapas formais e informais? Quem aprova o quê, em qual momento? Existe um padrão de briefing? Ao mapear o fluxo real, você identifica gargalos, sobreposições de função e onde geralmente ocorrem os retrabalhos.
Crie um documento simples ou um diagrama com as etapas envolvidas — da solicitação à entrega final — e torne-o acessível a todos os envolvidos. Essa visibilidade já reduz ruídos e incertezas.
2. Crie e padronize briefings inteligentes para evitar múltiplas revisões
Um bom briefing é como um contrato de expectativas. Ele deve ser claro, objetivo e responder a três perguntas-chave: o que é esperado, por que é importante e qual o contexto da entrega. Quanto mais completo e bem estruturado o briefing, menor a margem para interpretações equivocadas que levam a revisões desnecessárias.
Inclua campos fixos, como objetivo, público-alvo, mensagem principal, formatos, tom de voz e referências visuais. Se possível, transforme isso em um formulário digital padronizado para facilitar o preenchimento e manter consistência.
3. Defina critérios objetivos de aprovação
Revisões se tornam menos subjetivas quando todos sabem com clareza quais critérios estão sendo avaliados. Isso significa alinhar desde o início se a aprovação está baseada em aderência à estratégia, linguagem, identidade visual, performance esperada, etc.
Evite retornos vagos como “não gostei” ou “acho que não está bom”. Promova a cultura de feedback construtivo e baseado em critérios combinados previamente. Se possível, insira esses critérios em cada etapa do processo.
4. Centralize a comunicação em uma única plataforma
Perder tempo procurando feedbacks em e-mails, planilhas ou mensagens dispersas é um dos grandes vilões da produtividade. Além de atrasar o processo, isso aumenta as chances de as orientações se contradizerem ou simplesmente se perderem no meio do caminho.
Por isso, centralizar tudo em uma plataforma de gestão é essencial. Com a Thumbz, por exemplo, é possível organizar fluxos de aprovação, manter o histórico de versões e garantir que todos os envolvidos acessem os mesmos documentos, comentários e prazos em um só lugar. O uso consistente de uma única ferramenta reduz o retrabalho e dá mais previsibilidade às entregas.
Independentemente da plataforma escolhida, o importante é que ela seja adotada por toda a equipe como único canal oficial para acompanhamento de projetos e revisões.
5. Estabeleça rodadas de revisão bem definidas
Um erro comum em processos criativos é deixar as revisões em aberto, sem limitar quantidade ou escopo. Isso gera retrabalho infinito e esgota a equipe. O ideal é determinar, já no início, quantas rodadas de revisão serão feitas, quem participa de cada uma e quais pontos serão validados em cada etapa.
Por exemplo:
- Primeira revisão: validação de texto e estrutura.
- Segunda revisão: ajustes visuais e detalhes técnicos.
- Terceira (final): conferência e aprovação para publicação.
Isso traz mais controle e dá um fim claro ao ciclo de produção.
Entretanto, mais difícil do que chegar a essas ideais é aplicá-las no cotidiano da sua agência, e para isso, temos uma dica bônus que pode fazer a diferença nessa empreitada de eficiência para as suas revisões e aprovações de conteúdo.
As vantagens das plataformas de aprovação online para a solução de múltiplas revisões
Se você chegou até aqui, já sabe que organização, alinhamento e comunicação clara são fundamentais para reduzir retrabalho e acelerar aprovações. Mas que tal contar com uma ferramenta feita exatamente para isso?
A Thumbz é uma plataforma de aprovação online que centraliza todo o processo de revisão em um só lugar, com controle de versões, comentários visuais, fluxos personalizados e muito mais.
Ela transforma a forma como equipes criam, aprovam e entregam conteúdos, deixando para trás a bagunça dos e-mails e mensagens soltas. Se a sua rotina envolve múltiplas revisões, essa é a ferramenta que você queria ter conhecido antes. E agora, você pode fazer o teste gratuitamente e conferir na prática todas as vantagens que a gente citou por aqui!
Ah, e no nosso blog você encontra muitos outros conteúdos como este, com diversas dicas para otimizar os processos da sua agência de marketing e ferramentas que podem ajudar você nessa jornada. Siga a Thumbz nas redes sociais e fique por dentro das novidades em primeira mão!