Você já se perguntou se a rotina que criou para sua agência é realmente produtiva? Se a resposta for sim, é provável que já tenha percebido que muitas das atividades do dia a dia podem ser otimizadas. Um bom exemplo disso é o processo de aprovação.
Por aqui, nossos clientes sempre compartilham histórias sobre como era a rotina antes de centralizarem todas as etapas de aprovação com a Thumbz. Pensando nisso, reunimos algumas dicas para você que, assim como eles, precisa urgentemente economizar tempo com envios e retrabalhos.
Atingir a maturidade operacional não é tarefa fácil, e saiba que você não está sozinho nesse desafio. Criar processos bem estruturados e documentados tem sido uma dor de cabeça para muitas agências iniciantes, profissionais autônomos e até mesmo grandes players do mercado, que já repensaram suas etapas após enfrentarem dificuldades.
Mas afinal, o que fazer?
É isso que vamos revelar para você agora. Então, se tem dúvidas sobre o assunto, continue a leitura e descubra como tornar seus processos muito mais eficientes!
O problema do processo de aprovação fragmentado
O processo de aprovação é uma das engrenagens mais importantes na rotina de uma agência e, ao mesmo tempo, uma das que mais causam gargalos operacionais quando não é bem estruturado. A princípio, ele parece simples: criar uma peça, enviar para o cliente aprovar, ajustar se necessário e finalizar. Mas, na prática, sabemos que a realidade está longe disso.
Quando o processo de aprovação acontece de forma desorganizada, descentralizada e sem critérios definidos, ele passa de um aliado da qualidade para um inimigo da produtividade. E, em vez de contribuir para entregas mais eficazes, torna-se fonte constante de atrasos, retrabalhos e insatisfação, tanto da equipe quanto dos clientes.
Fragmentação do processo de aprovação: o caos do dia a dia
Vamos pensar em um cenário que você provavelmente já vivenciou: a criação finalizada é enviada por e-mail, o cliente responde no WhatsApp com uma observação vaga, depois comenta algo diferente por telefone, e o atendimento tenta juntar todos esses feedbacks e repassar para o time de criação. O resultado? Confusão, múltiplas versões da peça e alterações feitas sem clareza do que realmente foi pedido.
Esse é o retrato clássico de um processo de aprovação fragmentado, que acontece em várias plataformas, com registros perdidos ou incompletos, e sem um fluxo padronizado de comunicação. Em vez de economizar tempo, a equipe precisa gastar horas procurando arquivos, resgatando mensagens antigas e tentando entender o que, afinal, foi aprovado (ou se foi).
As principais consequências de um processo de aprovação ineficiente
Quando o processo de aprovação não é centralizado nem formalizado, surgem diversos problemas operacionais. Os mais comuns são:
Retrabalho constante
Equipes precisam refazer materiais por conta de feedbacks contraditórios ou mal compreendidos, o que consome tempo e energia.
Perda de tempo e produtividade
Buscar a última versão aprovada de um arquivo ou tentar entender qual alteração foi solicitada atrasa o fluxo de trabalho.
Falta de rastreabilidade
Sem um histórico claro, fica difícil saber quem aprovou o quê, quando e por que. Isso gera insegurança e dificulta a tomada de decisões.
Atrasos nas entregas
A confusão entre versões e a demora nas respostas comprometem os prazos combinados com o cliente.
Conflitos e insatisfação
A ausência de registros pode causar ruídos na comunicação, prejudicando a relação entre agência e cliente.
Esses problemas não apenas afetam o desempenho interno, mas também impactam diretamente a percepção de valor do cliente em relação ao serviço prestado.
O excesso de canais gera ruído, não eficiência
Em muitos casos, a agência até tenta organizar seu processo de aprovação com ferramentas já conhecidas: e-mails, grupos de WhatsApp, planilhas compartilhadas, links do Drive. O problema é que, quando o processo se divide entre várias plataformas, o controle se perde.
A equipe precisa alternar entre abas, copiar informações de um lugar para outro, atualizar manualmente arquivos e buscar mensagens antigas. Esse esforço desnecessário gera um desperdício silencioso de tempo e aumenta as chances de erro humano.
Além disso, o excesso de canais reduz a visibilidade geral do processo. Fica difícil, por exemplo, saber em que etapa está cada entrega, quais estão aguardando aprovação e quais precisam ser retrabalhadas. Sem indicadores claros, a gestão perde capacidade de planejamento e de antecipação de problemas.
A informalidade também é um entrave
Outro agravante comum é o excesso de informalidade. Aprovações verbais, áudios no WhatsApp, comentários soltos durante reuniões. Embora essas interações façam parte da dinâmica de muitos projetos criativos, elas não substituem um processo de aprovação estruturado, com etapas bem definidas, registro de decisões e histórico acessível.
Sem documentação adequada, surgem dúvidas como:
- Essa alteração foi realmente solicitada?
- Essa versão foi a aprovada ou ainda está pendente?
- Quem foi que pediu para mudar esse ponto?
E quando algo dá errado — como acontece em qualquer projeto — a ausência de um fluxo claro pode levar a desentendimentos e à perda de confiança do cliente.
A centralização é o primeiro passo para o controle
Para evitar todos esses problemas, o primeiro passo é compreender que o processo de aprovação precisa ser tratado como parte estratégica da operação, e não como uma formalidade opcional.
Ao centralizar todas as etapas em um único sistema, com regras claras e visibilidade para todos os envolvidos, a agência ganha controle, agilidade e mais tempo para focar no que realmente importa: a entrega de valor ao cliente.
Agora, com a ferramenta certa, é possível concentrar todas as etapas do seu processo de aprovação em uma única plataforma, mesmo com múltiplos revisores. Isso otimiza a rotina, garante aprovações mais ágeis e assegura que os materiais estejam sempre dentro dos critérios pré-definidos.
E a ferramenta certa é a Thumbz! Você pode testá-la gratuitamente agora mesmo.
Não se esqueça de continuar acompanhando o nosso blog para ficar por dentro de todas as novidades. E, nas redes sociais, você confere em primeira mão as novas matérias e recebe dicas para otimizar ainda mais os seus processos.