Antes de partirmos para o que realmente importa, reflita sobre estas perguntas: quantas pautas você ainda precisa aprovar esta semana? Considerando o crescimento da sua agência, qual é o máximo que você acredita conseguir aprovar utilizando o sistema atual?
Acredite, também não gostamos de ser portadores de más notícias, mas todos os sinais indicam que está na hora de aprimorar os seus processos de aprovação. A boa notícia? Ela existe; e é essa que temos o prazer de compartilhar com você.
Hoje, vamos revelar as principais dicas para otimizar a aprovação de posts na sua agência, sem abrir mão da qualidade e da atenção aos detalhes. Ah, e temos uma sugestão de ferramenta que pode ser exatamente o que está faltando para tornar seu processo de aprovação e revisão muito mais eficiente. Aproveite a leitura!
A aprovação de posts é um dos passos fundamentais para a qualidade da sua agência
Sabemos que o processo de aprovação de posts — e não apenas deles, mas de qualquer material — é fundamental para garantir a qualidade das suas produções. Por isso, é impensável deixá-lo de fora dos processos da sua agência. No entanto, essa também pode ser a etapa que mais consome tempo da sua equipe, principalmente quando não há recursos que facilitem os pedidos de alteração e as revisões feitas no conteúdo.
Além disso, a falta de organização e de uma comunicação clara pode trazer muito mais desafios do que um simples erro de digitação ou uma alteração não aplicada. Afinal, estamos falando da etapa de refinamento da produção; aquela que garante a boa percepção que o cliente terá sobre a sua agência.
Os detalhes fazem, sim, toda a diferença. E, se são tão importantes e não podem ser ignorados, é essencial otimizá-los. Com base na nossa experiência, aplicamos algumas práticas no nosso dia a dia (e também na rotina de alguns dos nossos clientes) que fizeram total diferença e, com certeza, vão ajudar você também.
As 5 principais dicas para otimizar o processo de aprovação de posts
Ok… já sabemos que com tantas entregas acontecendo ao mesmo tempo, otimizar o processo de aprovação pode ser o diferencial entre uma operação eficiente e um time sobrecarregado. Por isso, veja abaixo cinco dicas práticas para transformar essa etapa em um fluxo muito mais ágil, organizado e eficaz!
1. Crie etapas claras e fluxogramas de aprovação
Um processo sem estrutura tende a gerar retrabalho e atrasos. Por isso, estabeleça um passo a passo bem definido para a aprovação de posts e outros materiais. Um fluxograma visual ajuda todos os envolvidos a entenderem em que etapa o conteúdo está, quem é o responsável no momento e qual será o próximo passo.
Além disso, adotar metodologias de organização como Kanban, Waterfall ou até abordagens híbridas pode ajudar a estruturar melhor as entregas, distribuir responsabilidades de forma clara e acompanhar o progresso de cada demanda com mais eficiência.
2. Melhore a comunicação interna
Trocas mal interpretadas ou desalinhadas são grandes vilãs dos processos criativos. Aposte em uma comunicação direta, centralizada e documentada, evitando dispersões em aplicativos como WhatsApp ou até mesmo e-mails. Defina responsáveis por cada etapa e estabeleça prazos claros para feedbacks e validações.
3. Use plataformas que otimizem as alterações — como a Thumbz
Ferramentas como a Thumbz foram desenvolvidas justamente para facilitar o envio, a revisão e a aprovação de conteúdos criativos. Ela permite que o cliente visualize o material, comente diretamente no layout e aprove em poucos cliques, tudo de forma centralizada, clara e organizada. Assim, reduzindo drasticamente o tempo gasto com idas e vindas de e-mails ou prints confusos.
4. Concentre as revisões em cargos estratégicos
Evite revisões descentralizadas que envolvem muitas pessoas opinando sem critério definido. Concentre a etapa de aprovação final em cargos específicos, como coordenadores de conteúdo ou atendimento, que já têm visão do projeto e do cliente. Isso garante mais assertividade e menos retrabalho.
5. Crie fluxos de revisão padronizados
Padronizar a revisão de conteúdo com checklists e critérios definidos (como ortografia, aderência ao briefing, tom de voz, identidade visual e alinhamento com o funil de marketing) ajuda a manter a qualidade e a coerência dos materiais. Isso também facilita o treinamento de novos membros do time e evita que pontos importantes passem despercebidos.
Aliás, é importante mencionar que com a Thumbz, você pode criar fluxos de revisão personalizados e guardá-los para replicar em todos os seus processos e, claro, ter a liberdade de alterar quando precisar. Mas, se você ainda não tem uma ideia concreta para o seu fluxo de revisão, pode ficar tranquilo que temos layouts base para te ajudar na implementação!
Centralização e o principal desafio das agências de marketing
Uma dor de cabeça: diversos e-mails para responder, mensagens no WhatsApp, uns cinco PDFs que te enviaram para revisar, aprovar aquela campanha para o próximo mês e… se a gente fosse listar tudo, provavelmente você teria um surto antes de chegar ao último tópico. Agora, será que a quantidade de itens para revisar é realmente o problema? Ou o fato de estarem cada uma em um lugar está impactando no acesso e comunicação com o seu time?
Em agência de marketing a revisão é a etapa de refinamento, ou seja, evitar que erros cheguem até o seu cliente (ou pior, sejam publicados). Então, para algo tão importante, não podemos medir esforços. Por isso, o investimento deve ser pensado na centralização da comunicação e, se possível, manter tudo referente a alterações e ajustes em um mesmo lugar.
Assim, você evita não só perder algum ajuste, mas também, que o seu time inteiro, incluindo você, fique perdido no que foi feito e no que precisa ser feito. Mas, você já conhece a plataforma certa para isso, não é mesmo?
Esperamos que tenha gostado desse conteúdo! Saiba que o nosso blog está recheado de materiais como esse, com dicas e informações fundamentais para elevar os seus processos. Acesse agora mesmo!
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