O sucesso de projetos criativos depende de um fluxo de trabalho harmonioso, onde diversas disciplinas se unem para colaborar de acordo com um cronograma estabelecido. No entanto, essa harmonia só é alcançada com um processo de aprovação e revisão de conteúdo bem estruturado.
Pense no tempo que o seu time espera por uma aprovação. Provavelmente você já atrasou publicações ou envios de materiais por conta dessa etapa. Pensando nesse tipo de problema — que é mais comum do que se imagina, tanto na rotina freelancer como em agências — preparamos este artigo.
Saiba mais sobre como implementar estratégias para melhorar os processos de revisão e aprovação no seu dia a dia.
Dicas para otimizar seus processos de aprovação e revisão
Vamos direto ao ponto? Entender o seu fluxo de trabalho é um dos principais fatores de impacto em uma estratégia de otimização. Por isso, é importante mapear todos os revisores, etapas de aprovação e revisão e tudo aquilo que faz parte do processo.
De fato, essa não é uma tarefa simples. Mas, algumas dicas podem ajudar no desenvolvimento de um fluxo de trabalho aprimorado. Assim, garantindo que os seus materiais sejam revisados com tempo hábil para alterações e que seu time cumpra todos os prazos estabelecidos.
Confira as dicas que o nosso time de especialistas, que está sempre em contato com profissionais da área, separou para você!
1. Defina quem precisa estar envolvido no processo
Um dos grandes desafios da revisão e aprovação digital é gerenciar o número de pessoas que veem o material e solicitam alterações. Por isso, antes de começar a compartilhar conteúdo para revisão, reserve um tempo para definir claramente quem precisa revisar e aprovar o documento, limitando o processo apenas às pessoas essenciais.
Com uma ferramenta de aprovação dedicada como a Thumbz, você pode compartilhar seus arquivos com todos que precisam vê-los por meio de um link. Assim, recebendo todos os comentários diretamente no conteúdo. Além disso, você pode agrupar revisores em diferentes etapas, permitindo que todos colaborem de maneira organizada e eficaz.
2. Defina suas datas de revisão
Além de definir os revisores, é fundamental que o cronograma do seu projeto inclua um horário definido e específico em que seus materiais passarão por uma revisão. Desse modo, é possível garantir que o trabalho seja realizado dentro do prazo, e que todas as partes interessadas estejam preparadas para o processo.
Com a Thumbz, você pode adicionar datas de vencimento aos seus arquivos e, conforme a data se aproxima, os revisores recebem lembretes automáticos. Assim, você pode relaxar e garantir que todos os prazos sejam cumpridos sem estresse.
3. Mantenha todas as versões de seus arquivos organizadas
Sabemos que, muitas vezes, são necessárias várias versões e rodadas de feedback antes que seu conteúdo esteja pronto para publicação. Além disso, quando há muitos revisores e versões envolvidas, o processo pode rapidamente se transformar em uma bagunça. É aqui que entra o poder de um software de feedback e aprovação.
Na Thumbz, todas as versões do seu documento são organizadas de forma clara, para que todos saibam qual é a versão mais recente. Além disso, você pode usar a ferramenta de comparação para visualizar duas versões lado a lado, incluindo todos os comentários. Se alguém abrir uma versão antiga por engano, um alerta informará que ela está desatualizada.
4. Acompanhe a aprovação das partes interessadas
No final das contas, você precisa de uma maneira de rastrear as aprovações em cada rodada de revisão para tornar seu processo o mais eficiente possível. Isso ajuda a ver qual conteúdo está pronto para publicação e qual ainda precisa de trabalho. Além disso, mantém as partes interessadas responsáveis pelo conteúdo que precisam aprovar, facilitando a identificação de quem está atrasando as coisas.
Com a Thumbz, você pode rastrear facilmente as aprovações, vendo exatamente quem aprovou cada versão no painel do seu projeto. Isso significa que você pode publicar o trabalho com confiança e facilidade.
5. O processo típico de revisão e aprovação em nove etapas
Como vimos anteriormente, não há dúvida de que trabalhar em projetos digitais é desafiador. Afinal, o controle de versão pode ser um grande obstáculo, e obter feedback interno e externo pode testar a paciência de todos os envolvidos. Seguir processos estabelecidos pode garantir que tudo corra bem. Aqui na Thumbz, gostamos de seguir as nove etapas da revisão, alinhando todo o time e evitando dores de cabeça com os prazos. Entre essas etapas, estão:
- A equipe faz propostas iniciais: a equipe criativa começa enviando propostas de projeto para a equipe de gerenciamento, que escolhe a melhor proposta.
- O gerente atribui tarefas: depois que a equipe aceita uma proposta, o gerente atribui tarefas aos membros da equipe e define prazos.
- Recebimento das tarefas: após a atribuição, os membros da equipe revisam a tarefa e respondem a quaisquer perguntas que tenham.
- Envio dos rascunhos iniciais: a equipe criativa desenvolve um rascunho inicial, que será revisado pelas partes interessadas relevantes.
- Solicitação de mudanças: após revisar os rascunhos iniciais, há uma rodada de sugestões e mudanças. Se necessário, a equipe implementa as mudanças e o conteúdo é aprovado.
- A equipe submete a versão final: com as alterações feitas, é hora de enviar a versão final.
- Junção dos elementos: dependendo do projeto, pode ser necessário combinar vários elementos (texto, design, vídeo) e enviá-los para aprovação.
- O material é aprovada ou rejeitado: as partes interessadas decidem se a submissão será aprovada ou se mais edições são necessárias.
- O projeto está concluído: após a aprovação final, o projeto está pronto para ser publicado.
6. Como dominar todos os processos de revisão e aprovação
O processo de revisão e aprovação varia conforme o tipo de material. Aqui estão algumas dicas para dominar cada tipo de processo:
Revisão e aprovação de vídeo
Um dos principais desafios da revisão e aprovação de vídeos é a falta de recursos para feedbacks diretamente no material. Além disso, tamanhos de arquivo grandes, velocidades lentas de internet e falta de entendimento técnico são barreiras que temos que lidar a todo instante. Mas, temos algumas dicas para esse tipo de problema. Confira!
Dica 1: encontre as ferramentas certas
Use formatos simples, reduza o tamanho dos arquivos e evite softwares complexos. A Thumbz ajuda a simplificar o processo de revisão, acelerando drasticamente o tempo de aprovação.
Dica 2: incentive o vocabulário comum
Certifique-se de que todos usem um vocabulário claro e comum, evitando mal-entendidos técnicos.
Dica 3: Crie um feedback claro
Colete feedback que seja simples, preciso e fácil de implementar. Com a Thumbz, você pode adicionar comentários diretamente nos vídeos, facilitando a compreensão e implementação das mudanças.
Revisão e aprovação de documentos
Revisar documentos pode ser desafiador, especialmente quando várias partes interessadas revisam ao mesmo tempo. Aqui estão algumas dicas para simplificar o processo:
Dica 1: encontre as melhores ferramentas
Certifique-se de que todos os stakeholders usem ferramentas adequadas para rastrear suas alterações. Pensando nisso, a Thumbz facilita a coleta de feedback de todos os revisores em um só lugar.
Dica 2: defina uma ordem de revisão
Organize as revisões em sequência para evitar confusões. Com nossa plataforma completa de revisão e aprovação, a edição simultânea não é um problema, pois todos podem deixar comentários sem se sobrepor.
Dica 3: não negligencie o controle de versão
O rastreamento preciso das diferentes versões é essencial. Com isso em mente, implementamos recursos para organizar todas as versões de forma lógica, facilitando as alterações.
Revisão e aprovação gráfica
Revisar o design de materiais impressos e digitais também pode ser complicado. Veja como garantir que essa etapa ocorra sem problemas:
Dica 1: use ferramentas adequadas
Utilize uma ferramenta capaz de coletar feedback preciso e específico, como a Thumbz, para acelerar a implementação das mudanças.
Dica 2: evite grandes mudanças
Garanta revisões regulares para evitar grandes mudanças na etapa final de revisão.
Dica 3: monitore o controle de versão
Incentive sua equipe a rastrear todas as versões e reter todos os arquivos associados ao projeto. Isso mantém o projeto avançando sem problemas.
Comece seu teste grátis e aplique as dicas com a melhor ferramenta para revisão e aprovação de conteúdo
Investir tempo para refinar seu processo de revisão e aprovação traz grandes benefícios. Afinal, como vimos, isso ajuda a reduzir o tempo perdido em processos complicados e melhora os resultados do projeto, além de proteger sua equipe de retrabalhos desnecessários.
Confira como a Thumbz pode ajudar a acelerar seu processo de revisão e aprovação. Inicie um teste gratuito hoje mesmo e veja a diferença!